한국국제협력단 디지털기록관리시스템 ISMP 및 시스템 개발

한국문헌정보기술에서는 2022년 ‘KOICA 디지털기록 시스템 설계 및 관리체계 컨설팅(ISMP)’ 및 2023년 ‘디지털 기록관리시스템(RMS) 구축’을 진행하였습니다. 
- ISMP : Information System Master Plan, 정보시스템 마스터 플랜

- RMS : Records Management System, 기록관리시스템

‘KOICA 디지털기록 시스템 설계 및 관리체계 컨설팅’에서는 기관 현황분석 및 주요 부서 인터뷰 등을 통해 기록시스템 구축 후 변화되는 기록관리 업무프로세스의 TO-BE 모델을 도출하였습니다. 또한 업무프로세스를 반영한 시스템 기능 및 화면 설계, 인프라 구성 방안 제시 등을 통해 시스템 구축 모델을 설계하였습니다.

• 
  완료보고회 모습
• 
  컨설팅 완료보고서

‘디지털 기록관리시스템(RMS) 구축’에서는 컨설팅 결과를 토대로 시스템 구축 및 전자기록물 이관 뿐만 아니라, 기록관리의 근간이 되는 분류체계 수립도 함께 진행하였습니다.

특히 디지털 기록관리시스템의 경우, 한국문헌정보기술의 대표 기록관리시스템인 감어인R을 고도화하는 계기가 되었습니다.
한 단계 발전된 감어인R에는 사용자별 맞춤형 메인페이지, 결재문서 본문 직인 제거 한글파일 다운로드 기능, 검색 효율성을 위한 검색도구의 시각화 및 AI OCR 기능 등이 적용되었으며, 해당 기능은 이용자의 편의성 확대를 위해 반영하였습니다.

또한, 기관현황 분석 및 업무 담당자와의 회의를 통해 기능별/목적별 분류체계 수립하였으며, 시스템에 분류체계를 탑재하여 한국국제협력단에서 생산되는 기록물에 대한 통합 관리 기반을 마련하였습니다.
마지막으로 신규 구축된 시스템 및 분류체계의 원활한 사용을 위한 교육을 진행하였습니다.

• 
  관리자 메인화면
• 
  일반사용자 메인화면

• 
  시각화/OCR 기능을 적용한 통합검색 화면
• 
  시스템 및 분류체계 교육 모습

KOICA 디지털 기록관리시스템 구축은 그동안 ’관리‘ 중심의 기록관리시스템에서 한발 더 나아가, 기관 내에서 적극적으로 기록정보가 ’활용‘되고 이용자들이 편하게 기록을 검색하고 업무에 참고할 수 있도록 다양한 기능이 적용되었습니다. 

앞으로도 한국문헌정보기술은 다양한 연구와 개발을 지속해가며 계속 발전해나가도록 하겠습니다.